Overslaan en naar de inhoud gaan
De Lovie
Venture Philanthropy Fonds

[email protected] Lovie : Inspiratiemoment

Inspiratiemoment: “Van lean-tools naar lean-cultuur” ([email protected])

Op 2/4/2019 organiseerden De Lovie, het Venture Philanthropy Fonds en PvO (consultancy en adviesverlening) samen een inspiratiemoment rond Lean in de zorgsector.

De Lovie vzw is een sociale organisatie die ondersteuning biedt aan ruim 700 kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke of andere beperking.

In 2015 werd de organisatie geselecteerd door het Venture Philanthropy Fonds om zich structureel te versterken: de organisatie wenste door het implementeren van lean-tools en het creëren van een lean-cultuur binnen de organisatie kostbare tijd vrij te maken, om die gewonnen tijd te besteden aan kwalitatieve zorg voor de bewoners en patiënten.

Patrick Deferme, CEO van De Lovie:

“Ik geloof sterk in het overdragen van ervaringen uit de ene sector (de industrie) naar een andere sector (de zorg) en ben er van overtuigd dat Lean eenvoud en gezond verstand in een organisatie brengt. Om deze methodiek echter te vertalen naar de zorg, mag die niet zomaar gekopieerd worden. Ze moet ondersteunend zijn aan de hogere “bedoeling”, waarden en kwaliteiten van de zorgorganisatie. Het is belangrijk aan de medewerkers mee te geven dat de Lean-oefening deel uitmaakt van een groter geheel en kader om hen houvast en richting te geven voor hun gedrag”.

Joost Van Driessche van PvO, de consultant die De Lovie begeleidde bij het Lean-project, en die zowel de theoretische als de historische achtergrond van Lean kent (oorsprong in de Toyota fabrieken in Japan), ging aan de slag met een aantal definities en de meest gangbare tools (5S, 5 why’s, visual management, actielijsten, procesdenken) maar benadrukt ook het belang om niet enkel met tools te werken maar een echte lean-cultuur te proberen bewerkstelligen. Dat is een proces van lange adem.

Het project, dat over drie jaar liep, is nog niet afgerond: het begon met pilootprojecten die na positieve evaluatie leidden tot een uitrol over alle 36 leefgroepen. Ook de ondersteunende diensten werden aangepakt. Eerst werkte men in silo’s, groep per groep, maar sinds enkele maanden kijken enkele supersterrollen naar de processen over de groepen heen. Het focussen op de eigen groep in een eerste fase leidt tot verantwoordelijkheid: men kan immers geen andere groep verantwoordelijk stellen voor het probleem.

De resultaten ogen indrukwekkend. In totaal werden 246 verbeteracties gedefinieerd die leidden tot 1000 gewonnen werkdagen per jaar. Een mooie tijdswinst dus en des te meer beloftevol omdat in de eerste drie jaar slechts werd gefocust op het liggend of laaghangend fruit. De meer complexe processen worden pas sinds kort aangepakt.

Markante uitspraken die enkele medewerkers lieten optekenen:

“We hebben verliezen weggewerkt (het vervoer van patiënten naar de dagbesteding) door de patiënten te leren werken met de belbus.”

Lean betekent knopen durven doorhakken. Vroeger hadden we voor vanalles en nog wat een goedkeuring van onze oversten nodig. Nu beslissen we zelf in overleg met de collega’s.”

Lean betekent vooral ons efficiënt organiseren. Als we nu iets nieuw opstarten, zorgen we meteen dat het efficiënt is om verliezen te vermijden.”